大型活動策劃方案中需要包括詳細(xì)的分工（具體到人）和需要完成的時(shí)間。
注意事項(xiàng)
1．舉辦活動應(yīng)本著講求實(shí)效、突出特色的原則，避免雷同、重復(fù)。
2．活動應(yīng)及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少于半年前發(fā)出邀請，寄送項(xiàng)目說明資料。
3. 會務(wù)準(zhǔn)備時(shí)列出物資清單為佳，同時(shí)派專人落實(shí)和保管，以免遺忘或者遺失；
4. 一般要準(zhǔn)備主席臺領(lǐng)導(dǎo)席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會旗幟，國歌磁帶等；
5. 大型活動還須設(shè)簽到席，派專人負(fù)責(zé)簽到；
6．由多個(gè)機(jī)構(gòu)共同舉辦的活動，要事先明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮、多頭對外。
7．確定開幕時(shí)間應(yīng)充分考慮當(dāng)?shù)?a href="http://www.xzrjzl.com/gudaojiaotong/" target="_blank">交通、氣候及工作習(xí)慣等因素，開幕式盡量按原定時(shí)間舉行，避免時(shí)間過長。
8. 一般至少需要提前2小時(shí)進(jìn)入會場，留足布置會場的時(shí)間，與會人員需要提前半小時(shí)開始入場。
9. 領(lǐng)導(dǎo)嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會議室，提前到者先引導(dǎo)到小會議室休息，活動正式開始時(shí)再引導(dǎo)入會場.
10．開幕式主持人應(yīng)以適當(dāng)方式說明自己的身份（請禮儀小姐擔(dān)任主持人除外）。
11．開幕式宣布的出席活動領(lǐng)導(dǎo)人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓”中，不應(yīng)包括主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)是外賓、外單位領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下各主辦單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)排在賓客后面（主辦單位領(lǐng)導(dǎo)是國家領(lǐng)導(dǎo)人的則應(yīng)先報(bào)）；如有外國駐華大使參加的，其位置則應(yīng)提前（因其是外國元首的代表）。
12．開幕式剪彩活動能免則免，確需安排剪彩活動的，剪彩人不宜多。為節(jié)約起見，應(yīng)以彩帶代替綢帶。
13．在開場稱呼中，可按國際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不再加“朋友們、同志們”。
14．講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節(jié)省鼓掌時(shí)間。使用現(xiàn)場翻譯時(shí)，應(yīng)盡量控制場面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時(shí)中方人士立即鼓掌，應(yīng)而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。
15. 所借的音響設(shè)備必須事先調(diào)試，確保萬無一失；如有必要，還要準(zhǔn)備錄音筆、mp3等現(xiàn)場錄音設(shè)備（也須調(diào)試），并安排專人負(fù)責(zé)；
16．考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國內(nèi)工作中常用的縮略語或慣用語，如“三改一加強(qiáng)”、“掃黃打非”等）或引用古詩、諺語。
17．對外講話中（含文件、資料），宜用“我國”、“中國政府”等。
18. 如果現(xiàn)場需要播放ppt，需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦，放至桌面文件夾，并按次序加前綴，需要事先調(diào)試投影儀位置，調(diào)試好分辨率等；
19. 大型活動需事先制作議程PPT，一項(xiàng)議程一頁P(yáng)PT，字體大一點(diǎn)，可適當(dāng)配相關(guān)圖片，配合主持人介紹時(shí)播放議程PPT，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字體顏色和背景色間的對比可能需要調(diào)整.
20．介紹地方或企業(yè)情況時(shí)，要突出重點(diǎn)，語言簡練，一忌長篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌數(shù)字堆砌（如有必要，可提供文字資料）。
21．研討會不同于報(bào)告會，領(lǐng)導(dǎo)人講話、主題演講人不宜長篇發(fā)言。研討會不應(yīng)片面追求人數(shù)規(guī)模，應(yīng)主題明確，主持人和演講人要有一定水平，能引起討論。研討會提問（含出訪時(shí)對方介紹情況后提問），要盡量簡明具體，不必多說客套話。
22．介紹招商項(xiàng)目時(shí)，不宜以我方預(yù)計(jì)生產(chǎn)規(guī)模及投資數(shù)作過于準(zhǔn)確的描述，如“生產(chǎn)規(guī)模125萬噸，預(yù)計(jì)投資1650萬元”等。一是實(shí)際數(shù)字不可能如此精確，二是生產(chǎn)規(guī)模和投資額應(yīng)與投資者商定。
23.重要活動中，要適時(shí)提醒出席者關(guān)掉手機(jī)、尋呼機(jī)，或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。
24．拜訪國外機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)提前進(jìn)行聯(lián)系、確認(rèn)，說明拜訪目的，一經(jīng)確認(rèn)，應(yīng)如約赴會。拜訪（含出席宴請）人數(shù)有增減，都應(yīng)提前通知對方。
25．組織出國展覽應(yīng)事先進(jìn)行市場調(diào)研，了解當(dāng)?shù)禺a(chǎn)品供需情況。參展企業(yè)和產(chǎn)品要有一定代表性，避免參展的同類產(chǎn)品互相壓價(jià)競爭。
26．嚴(yán)禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產(chǎn)權(quán)等違禁品參展。要遵守展覽規(guī)定，不違規(guī)零售展覽樣品，禁止出售清冊外的樣品和私人物品。
27．布展時(shí)應(yīng)聽從當(dāng)?shù)卣褂[組織者的統(tǒng)一指揮，不要隨意亂拉亂搶道具，攤位墻板不要用樣本代替標(biāo)準(zhǔn)圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿(mào)易效果，既不要因展品過少而使攤位空蕩，也不要雜亂無章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地?cái)偂薄?
28．嚴(yán)格按展覽規(guī)定的時(shí)間參展和撤展，不遲到，不早退。
29．展出時(shí)，接待觀眾要熱情、主動、耐心，不要在館內(nèi)扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現(xiàn)攤位無人照管現(xiàn)象。展館和展位應(yīng)保持清潔，注意防火、防盜。
30. 議結(jié)束后清點(diǎn)物資并整理干凈后才能離開現(xiàn)場，以免遺失所帶的物資。
31. 活動結(jié)束后應(yīng)該主動及時(shí)將新聞稿、照片和活動總結(jié)發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人,并在BBS研會版上發(fā)貼總結(jié)并虛心聽取大家意見.
