1．精選擬發(fā)送郵件的地址
郵件地址可從展覽展示組織機構的c管理軟件中提取，也可從展覽專用網站的郵件列表中理，其至可以通過各種渠道收集的展覽信息中精選（如專業(yè)出版物、展覽會刊、其他展覽相關網站等）。通過專業(yè)管理軟件如郵件列表管理器(MailListManagement）對地址文件進行合處理。刪除重復郵件的地址，按要求組成指定數(shù)量的郵件發(fā)送列表，以適合群發(fā)軟件的發(fā)送要求。
2．查驗郵件地址的有效性
國內外很多門戶網站推出的免費郵箱，如連續(xù)三個月不使用就會被網站刪除。因此，需對郵件地址進行定時檢查校驗，刪除已失效的地址。最為有效方法就是利用郵件在線校驗器(AdvancedMailListVerify)進行在線校驗，該件采用模擬方式向被校驗的郵箱發(fā)信（實際上并不發(fā)出郵件），檢查郵件地址存在與否，而且速度相當快。
3．注意郵件主題與內容的書寫
國內外很多網站的郵件服務器為過濾垃圾郵件設置了常用垃圾關鍵詞，用于過濾，如果郵件主題和郵件內容中包含大量有嫲疑的關鍵詞（如促銷、價格等不雅詞匯），服務器將自動過濾該郵件，致使郵件發(fā)送不成功。因此在書寫郵件主題和內容時，應盡量避開被嫲疑為垃圾郵件的文字和詞匯或垃圾郵件所常用的宣傳推廣主題，以便郵件群發(fā)能順利地進行。
4．區(qū)別不同群發(fā)軟件發(fā)送參數(shù)的差異性
不是每一個群發(fā)軟件都能將郵件順利發(fā)送到任何郵箱。如一個群發(fā)軟件可發(fā)送郵件至21cn.com、sohu.com、263．net等，而另一個群發(fā)軟件可發(fā)送郵件至sina.com、etang.com。這種情況在STMP群發(fā)軟件中尤為突出。因此，在群發(fā)郵件前預先申請多種免費郵箱，對多款群發(fā)軟件進行相應的發(fā)送測試，根據(jù)測試結果再選擇針對性的群發(fā)軟件進行發(fā)送。
5．根據(jù)網絡環(huán)境設置發(fā)送線程
發(fā)送線程是指同時群發(fā)的郵件數(shù)，當發(fā)送線程設置為100時，就相當于100臺電腦同時發(fā)送郵件。發(fā)送線程數(shù)越大，發(fā)送速度就越快。在群發(fā)郵件時發(fā)送線程須根據(jù)網絡帶寬進行設置，如設置數(shù)過大，超過網絡數(shù)據(jù)傳輸能力，電腦將會提示惜誤、藍屏或死機。通常情況下，56K撥號上網不能超過20個，ISDN不能超過50個，ASDL根據(jù)分配帶寬可設置為100個其至更多的發(fā)送線程。設置數(shù)量較多的線程發(fā)送郵件，除滿足以上條件還需提高電腦CPI-I與內存的配置。盲目加大發(fā)送線程，服務器有時會限制同一時間來自同址線程的訪間數(shù)量，如超過規(guī)定線程數(shù)，即使連接到服務器，服務器也不會響應，郵件發(fā)送就不成功。
6．合理設置DNS服務器
人們習慣記憶域名，但機器間互相只認IP地址，域名與IP地址之間是一一對應的。DNS在群發(fā)軟件中的作用是用以尋找接收郵件的服務器，  軟件中一也附帶了幾個DNS服務器，對此可以不作任何設置。如使用的服務器不能自動尋找，而軟件中也丬殳有附帶DNS服務器地址的群發(fā)軟件，可向軟件開發(fā)商進行咨詢。
7．盡量使用原機配置的DNS
使用服務器不要直接選用下拉列表中所列的選項。如果使用“自動獲取”就無法正常獲得原機上網時所用的DNS，如果網絡丬殳有設置，可以模擬一個格式如xxx.com或者xxx.net等。因為，國內外大多郵件服務器在接收郵件時，會拒收丬殳有域名服務器發(fā)出的郵件。
8．靈活使用郵件地址
眾多的郵件服務器具有判斷郵件是否真的從發(fā)件人郵件服務器發(fā)出的功能，如果不是，服務器就會拒絕這些群發(fā)郵件。例如，如果發(fā)件人所填郵箱為xxxx@263．net，郵件服務器會根據(jù)郵件中的來判斷郵件是否真的來自于263．net的郵件服務器，由于263．net郵件服務器的IP是固定的，因此很容易發(fā)現(xiàn)IP與真正的郵件服務器不符，因此就會出現(xiàn)認證惜誤，導致郵件不能有效發(fā)送。那么該如何解決呢？其實很容易，只要在填寫發(fā)件人郵箱時，不使用常用郵箱就可以了，（批注隨意填寫的郵箱地址不是目標客戶，即使發(fā)送了郵件也是無效的），就可以輕松解決這個間題。當群發(fā)很多郵箱時，遇到不能正常發(fā)出的情況都可以采用以上方法。